商慣習上の伝票や書類をいちいち発行しなければならないのはなぜですか?


【商慣習上の書類などの概要】
 まず、商慣習・商取引上の書類には主にどのようなものがあるか確認です。

 1.「見積書」 : 商品・サービスの内容と価格を契約前に提示するためのものです。購入側が社内稟議(買うか買わないかを経営層が判断すること)をかける等の判断材料に用いられます。

 2.「注文書」・「注文請書」 : 受注販売の「契約書」に相当するもので、厳密に契約を交わすよりも、迅速かつ簡易的に行われるものです。なお、法律(商法)上の販売契約の時点はここと考えてもよいでしょう。

 3.「納品書」・「受領書」 : 商品を確かに渡しました・受け取りましたという「検収(けんしゅう)」の確認のために交わされます。なお、会計上(IFRSアドプション)はこの検収の時点をもって販売の時点とします。法律上の時点と若干違うのが特徴的です。

 4.「請求書」・「領収書」 : 対価を求め・支払いの証明をするものです。税務会計上、極めて重要な書類となってきます。特に「3万円以上の領収書」には「収入印紙」の添付と「消印(けしいん)」が必須です。


【なぜ逐一書面にするのか】
 何往復もして面倒だ、口で説明すればいいでしょ?という声が聞こえてきそうです。しかし、それではトラブルが起きた時に第3者(最悪、裁判)が対処できないから、書面に残すのです。次のようなトラブルをさけるために各種文書が交わされます。

1.「見積書」 : 購入を決意したら、急にふっかけられたというような事態を防ぎます。あるいは裁判等で自らの正当性を示せます。

2.「注文書」・「注文請書」 : 契約したのに買ってくれなかった、売ってくれなかったという事態を防ぎます。あるいは裁判等で自らの正当性を示せます。

3.「納品書」・「受領書」 : 税務会計上、ここでようやく売上や仕入の仕訳がきれますが、税務署などに突っ込まれた時の証明書になります。

4.「請求書」・「領収書」 : 代金の支払い・受領という最も大切な商取引の証明になります。特に領収書は法人税・所得税の「必要経費」算入のため、大切な添付書類となります。
 よって、すべての書類にトラブル回避の目的があり、面倒でも、逐一発行・交付がされているわけです。


★ところで、これら商慣習上の書類には、法律上の「発行義務」や「規定の書式」はあるのでしょうか? 
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